Eine Geschichte über Geschichten

Es war an einem Montag. Mein Kollege Michael kam ganz außer Atem mit einer Gruppe neuer Mitarbeiter zu unserem Treffpunkt, von dem aus ich sie auf eine Werksführung mitnehmen sollte.

Unsere Kollegen in verschiedenen Führungsebenen hatten von einem innovativen Prozess gehört, der die Arbeit effizienter machen sollte. Und so nutzten sie dieses Design Thinking, um einen neuen Onboarding-Prozess zu gestalten.

Sie versammelten ein Team aus verschiedenen Abteilungen, hatten eine Mentorin dabei, fingen mit den Bedürfnissen der User, in diesem Fall der neuen Mitarbeitenden, an. Sie machten also alles richtig, und binnen einer Woche hatten sie so ein MVP, ein Minimum Viable Product, also einen neuen Onboarding-Prozess, der jetzt einmal ausgetestet werden konnte.

Als Michael dann auf ein Problem stieß, war er, statt sich als Testnutzer zu sehen und gleich sein Feedback zu formulieren und loszuschicken, verschwitzt, gestresst und frustriert.

Warum?

Weil dieser Gestaltungsprozess nur innerhalb des Konferenzraumes vernommen wurde. Das Resultat war ein Prototyp, der aber außerhalb der Gruppe nicht als Prototyp verstanden wurde, sondern als etwas, das halt von denen da oben kommt und wie immer nicht funktioniert. Niemand hatte Michael an seine Rolle als wichtiger Tester dieses Prototypen herangeführt.

Wir alle kennen diese Frust-Momente, wenn etwas nicht funktioniert. Wir alle haben uns schon einmal machtlos gefühlt, selbst wenn wir jetzt in einer Führungsposition sind. Vielleicht sind wir nur in einer Führungsposition, weil der Frust uns angetrieben hat.

Wie schaffen wir es, dass Michael mit genauso viel Freude an der Gestaltung teilnimmt, wie die Leute im Raum? Wie bringen wir Michael dazu, uns ohne Stress einfach zu sagen, dass die halbe Stunde nicht für das Zeigen aller Spinde reicht? Denn nur so ist das überhaupt erst ein Test. Wie schaffen wir es, dass Veränderung, Innovation als ein kollaborativer Vorgang erlebt wird?

Dazu muss man nicht die gesamte Organisation auf einmal umkrempeln, das wird sowieso nichts. Auch das Ziel, allen ein neues Mindset zu verpassen, wird auf Dauer nicht funktionieren.

Wir haben die Werkzeuge schon, die wir brauchen. Sie sind uns sozusagen in die Wiege gelegt.

Um Menschen dazu zu bringen, über sich selbst und ihre Rolle anders zu denken, sich anders zu fühlen, gibt es Geschichten. Geschichten zu erzählen ist überall eine gute Idee, wenn man etwas erreichen will, nicht nur im Design Thinking. Aber hier sind sie unumgänglich.

Im UX Design, also wenn Design Thinking für die Gestaltung von digitalen Produkten angewendet wird, fängt der Design-Prozess mit User Stories an. Also, statt zu sagen: „Wir wollen eine App, diese Funktionen hat“, erzählen wir eine Geschichte. „Monika ist eine engagierte Leserin. Sie hätte gern persönliche Buchempfehlungen auf der Basis ihrer gelesenen Bücher, um neue Bücher zu entdecken, die ihren Interessen entsprechen.“

Diese Geschichten fokussieren die Aufmerksamkeit immer wieder auf den Menschen, der das, was wir hier gestalten, einmal nutzen soll.
Und wie alle guten Geschichten enthalten diese User Stories einen Konflikt. Etwas ist jetzt nicht möglich und wir arbeiten, damit das möglich gemacht wird.

So kann das Gestalten von Prozessen und Organisationen auch funktionieren.

Ich habe im letzten Jahr auf der Basis eines Design Sprints gearbeitet. Besuchermanagement wurde mit den vielfältigen Ideen, die in diesem Prozess zusammenkamen, etwas richtig Schönes. Wie könnte man also den gleichen Prozess nutzen, um eine ganze Organisation zu etwas Schönem zu machen?