Ein Teams Chat bildet nicht automatisch eine zusätzliche Kapazität

Diese Woche habe ich hauptsächlich bestehende Lösungen erforscht, bevor wir in eine neue Design Phase starten.

Es gibt sie nämlich. Wir alle nutzen asynchrone Kommunikation in unserem Leben – WhatsApp Nachrichten statt Anrufe -, also haben auch in unseren Organisationen sehr viele Menschen Lösungen entwickelt, die asynchrone Kommunikation involvieren.

Sobald ich aber versuche, diese Lösungen zu dokumentieren, fällt mir auf, dass wir keine gemeinsame Sprache für diese Lösungen haben – deshalb werden sie in Design-Phasen oft ignoriert. Wenn nicht gerade jemand kommt, der 1. seit Jahrzehnten zu Collaboration Tools & Habits forscht und 2. der aus Gründen gerade drei ganze Tage Zeit hat, solange so vielen Menschen Fragen dazu zu stellen, wie sie zusammenarbeiten, bis sie etwas findet das wunderbar funktioniert.

Und das dann erforscht – in jedem Gespräch von Unverständnis zu Aha Momenten kommt, allmählich ein Gesamtbild für das Funktionieren aufmalt, auf das wir uns als Gruppe einigen können, obwohl wir die Sprache nicht haben.

Dann ist es natürlich schwierig, einem Gespräch zu genau dem Thema zuzuhören, in dem diese bestehenden Kapazitäten ignoriert werden – und diskutiert wird, mehr live Meetings (die zeitintensivste Methode der Zusammenarbeit) einzuführen und eine neue asynchrone Umgebung aufzubauen. Wir machen einfach einen Teams Chat, ist doch nicht schwer.

Warum ist ein Teams Chat dann doch nicht automatisch wertvoll, besonders wenn es um das Zusammenspiel über verschiedene Business Units hinweg geht?

Wo Team A vielleicht denkt, schnelle Anfrage hilft doch allen, sieht Team B eine formale Anfrage, die vielleicht weitergeleitet werden muss, wo der Kontext fehlt oder in einem Dokument vergraben ist.

Offensichtlich geht es bei mir wieder in die Richtung „Co-Design“ – aber während wir das Verständnis im Management nicht haben was Collaboration ist, wie ein gut strukturiertes Zusammenspiel mit einer Mischung von synchron/asynchroner Kommunikation aussieht und funktioniert, können wir noch gar nicht anfangen.

Also visualisiere ich wieder. Das Fachwerk kommt wieder zu Hilfe – die Streben, die Verbindungen. Ich messe die Wirksamkeit so: Ist die Last so verteilt, dass wir nicht von Einzelpersonen abhängig sind? Und da finde ich dann doch einige Diamanten. Organisationsübergreifende Gruppen, die intuitiv eine funktionierende Mischung aus synchron/asynchron gefunden haben. Die monatliche Besprechung plus Teams Chat für Zwischenfragen. Das geteilte Dokument, wo jeder seinen Bereich pflegt. Alles ohne große Theorie – einfach weil es funktioniert.

Diese Diamanten zu finden braucht Zeit, die niemand hat. Sie zu schützen braucht Sprache, die wir nicht haben. Aber sie zu verlieren, weil wir sie nicht sehen? Das können wir uns nicht leisten.

Deshalb visualisiere ich. Deshalb suche ich die gemeinsamen Nenner. Deshalb dokumentiere ich, was ‚einfach funktioniert‘ – bevor es durch die nächste Reorganisation oder den nächsten Berater zerstört wird.